Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân

1.Mục đích

Công ty TNHH Will of Work, căn cứ vào tầm quan trọng của thông tin cá nhân trong hoạt động kinh doanh và bài học từ những sự cố liên quan đến thông tin cá nhân gần đây, sẽ thiết lập chính sách bảo vệ thông tin cá nhân như sau để xây dựng môi trường và hệ thống nhằm ngăn ngừa các sự cố, tai nạn.

2.Chính sách cơ bản

Công ty chúng tôi, như một đại lý thay đổi tích cực, với sứ mệnh tạo ra cơ hội dịch vụ có giá trị cao trong các lĩnh vực "Làm việc", "Vui chơi", "Học tập", "Sinh hoạt", sẽ xem "Bảo vệ thông tin cá nhân" là một vấn đề quan trọng. Tất cả các giám đốc và nhân viên của công ty sẽ được nhấn mạnh về tầm quan trọng của việc bảo vệ thông tin cá nhân, và chúng tôi sẽ nỗ lực để chăm sóc thông tin cá nhân một cách cẩn thận, nhằm cho khách hàng có thể sử dụng dịch vụ của công ty một cách an tâm.

3.Nỗ lực

Công ty chúng tôi xem việc xử lý thông tin cá nhân một cách thích hợp là trách nhiệm xã hội và sẽ thực hiện các cam kết sau:

(1) Về việc thu thập, sử dụng và cung cấp thông tin cá nhân

Công ty sẽ thực hiện thu thập, sử dụng và cung cấp tất cả thông tin cá nhân một cách thích hợp, không xử lý thông tin cá nhân vượt quá phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng đã xác định, và sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo điều này. Nếu có việc xử lý thông tin cá nhân vượt quá mục đích sử dụng, chúng tôi sẽ lấy sự đồng ý của người sử dụng trước.

(2) Về việc tuân thủ các quy định và hướng dẫn liên quan đến thông tin cá nhân

Chúng tôi cam kết tuân thủ các quy định và hướng dẫn của nhà nước liên quan đến thông tin cá nhân và các quy chuẩn khác.

(3) Về việc đảm bảo an toàn thông tin cá nhân

Chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp hợp lý để ngăn chặn và điều chỉnh việc truy cập trái phép vào thông tin cá nhân, rò rỉ, mất mát, hư hỏng và thay đổi thông tin cá nhân.

(4) Về khiếu nại và tư vấn liên quan đến thông tin cá nhân

Chúng tôi sẽ xử lý kịp thời các khiếu nại và tư vấn liên quan đến thông tin cá nhân.

(5) Về nỗ lực trong bảo vệ thông tin cá nhân (Hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân)

Để bảo vệ thông tin cá nhân một cách thích hợp, chúng tôi sẽ liên tục xem xét và cải thiện các nỗ lực này.

(6) Về việc cùng chia sẻ thông tin cá nhân

Chúng tôi sẽ sử dụng thông tin cá nhân đã cung cấp cho các công ty trong tập đoàn của công ty, chỉ với mục đích cung cấp các dịch vụ có giá trị gia tăng. Các công ty trong tập đoàn cũng sẽ không sử dụng thông tin cá nhân vượt quá mục đích sử dụng đã xác định.

 

Ngày ban hành: 14 tháng 1 năm 2005

Ngày sửa đổi: 1 tháng 10 năm 2019

Công ty TNHH Will of Work

Giám đốc điều hành: Murakami Hideo

 

Về việc xử lý thông tin cá nhân

1.Công ty TNHH Will of Work (sau đây gọi là "Công ty") sẽ sử dụng thông tin cá nhân cho các mục đích sau:

(1) Đối với những người đăng ký sử dụng:

·       Cung cấp dịch vụ của công ty như đăng ký và giới thiệu nhân lực, dịch vụ gia công.

·       Xác nhận kỹ năng, kinh nghiệm nhằm mục đích giới thiệu công việc.

·       Cung cấp thông tin người tìm việc cho các công ty tuyển dụng.

·       Kiểm tra sự phù hợp giữa điều kiện việc làm, nội dung kỹ năng và điều kiện, nội dung đã đăng ký.

·       Thực hiện việc sắp xếp lịch cho việc thăm nơi làm việc, phỏng vấn của công ty.

·       Quản lý phúc lợi (tham gia và duy trì các loại bảo hiểm như bảo hiểm lao động, bảo hiểm y tế, bảo hiểm hưu trí, quản lý các đơn xin nghỉ phép thai sản, chăm sóc, quản lý nhà ở).

·       Quản lý an toàn (chống trộm thông qua việc ghi lại vào ra, kiểm tra log để ngăn ngừa mất mát đồ đạc, thông tin bí mật, ghi âm điện thoại).

·       Phản hồi các câu hỏi, yêu cầu (xác nhận thân phận, xử lý yêu cầu, khiếu nại, phát hành, kiểm tra, ghi chép, ghi âm điện thoại).

·       Gửi thông tin và tài liệu liên quan đến dịch vụ của công ty và công ty trong tập đoàn cũng như các công ty bên ngoài qua email, DM và gửi bưu phẩm.

·       Khảo sát ý kiến (đánh giá sự hài lòng của khách hàng, nâng cao dịch vụ, phản hồi yêu cầu, tạo tài liệu thống kê).

·       Hoạt động tiếp thị (phân tích thông tin lịch sử duyệt web đã thu thập để gửi quảng cáo liên quan đến dịch vụ của công ty).

·       Cung cấp và tổ chức các thông báo về hội thảo, triển lãm, sự kiện, đào tạo.

(2) Đối với những người muốn làm việc với các doanh nghiệp hỗ trợ đăng ký:

·       Thực hiện việc sắp xếp lịch thăm nơi làm việc, phỏng vấn của công ty.

·       Để ký kết, duy trì hợp đồng và các công việc thông báo, hóa đơn, thanh toán dựa theo hợp đồng.

·       Quản lý an toàn (chống trộm thông qua việc ghi chép vào ra, kiểm tra log để ngăn ngừa mất mát đồ đạc, thông tin bí mật, ghi âm điện thoại).

·       Phản hồi các câu hỏi, yêu cầu (xác nhận thân phận, xử lý yêu cầu, khiếu nại, phát hành, kiểm tra, ghi chép, ghi âm điện thoại).

·       Gửi thông tin và tài liệu liên quan đến dịch vụ của công ty và công ty trong tập đoàn cũng như các công ty bên ngoài qua email, DM và gửi bưu phẩm.

·       Khảo sát ý kiến (đánh giá sự hài lòng của khách hàng, nâng cao dịch vụ, phản hồi yêu cầu, tạo tài liệu thống kê).

·       Hoạt động tiếp thị (phân tích thông tin lịch sử duyệt web đã thu thập để gửi quảng cáo liên quan đến dịch vụ của công ty).

·       Cung cấp và tổ chức các thông báo về hội thảo, triển lãm, sự kiện, đào tạo.

·       Hỗ trợ đăng ký (đưa đón trong và ngoài nước, hỗ trợ sinh sống, các thủ tục công cộng, hỗ trợ học tiếng Nhật, hỗ trợ chuyển việc, sắp xếp gặp gỡ, hỗ trợ đăng ký và báo cáo cho các cơ quan như Cục Quản lý Xuất nhập khẩu và các cơ quan).

·       Cung cấp dịch vụ của công ty như đồng đăng ký, giới thiệu nhân lực, dịch vụ gia công.

·       Xác nhận kỹ năng, kinh nghiệm nhằm mục đích giới thiệu công việc.

·       Cung cấp thông tin người tìm việc cho các công ty tuyển dụng.

·       Kiểm tra sự phù hợp giữa điều kiện việc làm, nội dung kỹ năng và điều kiện, nội dung đã đăng ký.

(3) Có thể thực hiện hành động săn đón dựa trên thông tin cá nhân đã công khai. Chúng tôi có thể liên hệ với những người mà chúng tôi săn đón dựa trên thông tin công khai.

2.Công ty sẽ cung cấp thông tin cá nhân theo trình tự sau:

Mục đích

Nội dung

Phương pháp

Nơi tiếp nhận

Hợp đồng

Trả lương

Họ tên

Số tài khoản ngân hàng

Số tiền chuyển khoản

Trao tay

Gửi bưu điện

Online qua web

Cơ quan tài chính như ngân hàng

Đăng kí thẻ ra vào

Họ tên

Ngày tháng năm sinh

Thông tin khác ví dụ như gmail

Trao tay

Gửi bưu điện

Thông báo trực tiếp

Gửi mail và phương pháp khác

Nơi ủy thác

Nơi phái cử

Cung cấp thông tin ứng viên tới công ty tiếp nhận

Họ tên

Trình độ và kinh nghiệm

Thông tin khác

Đưa tay, bưu điện hoặc online

Công ty tiếp nhận

Để phục vụ hoạt động hỗ trợ

Họ tên

Thông tin để làm thủ tục hỗ trợ

Thông tin để hỗ trợ nhận kết quả phỏng vấn

Đưa tay, bưu điện hoặc online

Nơi ủy thác

Phân tích, đo lường và chạy quảng cáo

Họ tên và số điện thoại

Tiếp cận tới các công ty ghi kèm bên phải

Công ty hợp danh Meta Platforms

Technologies

Japan

Công ty cố phần Google

 

https://policies.google.com/privacy?hl=ja

https://www.facebook.com/privacy/policy/

3.Danh sách các mục thông tin cá nhân thu thập sẽ được chia thành danh sách bắt buộc và danh sách tùy chọn. Nếu có thiếu sót trong các mục bắt buộc, có thể yêu cầu gửi lại. Nếu không có sự gửi lại, có thể không đáp ứng được các yêu cầu như phản hồi.

4.Công ty trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng có thể ủy thác một phần hoặc toàn bộ việc xử lý thông tin cá nhân cho bên ngoài. Khi ủy thác, chúng tôi sẽ lựa chọn các bên đủ tiêu chuẩn bảo vệ thông tin cá nhân và thông qua hợp đồng, sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết và hợp lý để quản lý an toàn thông tin cá nhân được ủy thác.

5.Về việc cùng chia sẻ thông tin cá nhân

Công ty TNHH Will of Work sẽ cùng chia sẻ thông tin cá nhân dưới hình thức quản lý nghiêm ngặt trong trường hợp cần thiết để cung cấp các dịch vụ có giá trị gia tăng. Các công ty trong tập đoàn cũng không sử dụng thông tin cá nhân vượt qua mục đích sử dụng đã xác định.

(1) Mục đích cùng chia sẻ:

Chúng tôi sẽ cùng chia sẻ thông tin cá nhân trong các công việc sau:

·       Cung cấp dịch vụ của công ty như đồng đăng ký, giới thiệu nhân lực, dịch vụ gia công.

·       Xác nhận kỹ năng, kinh nghiệm nhằm mục đích giới thiệu công việc.

·       Cung cấp thông tin người tìm việc cho các công ty tuyển dụng.

·       Kiểm tra sự phù hợp giữa điều kiện việc làm, nội dung kỹ năng và điều kiện, nội dung đã đăng ký.

·       Thực hiện việc sắp xếp lịch thăm nơi làm việc, phỏng vấn của công ty.

·       Thực hiện liên lạc trực tiếp từ các công ty trong nhóm.

(2) Phạm vi thông tin sẽ cùng chia sẻ:

Họ tên, hồ sơ công việc, trình độ chuyên môn, địa chỉ, số điện thoại, email, thông tin danh thiếp, thông tin doanh nghiệp.

(3) Phạm vi các công ty sẽ cùng chia sẻ:

Tất cả các công ty trong tập đoàn.

(4) Người phụ trách về việc cùng chia sẻ thông tin cá nhân:

Công ty TNHH Will Group

Địa chỉ: 164-0012 Tokyo, Nakano, 1-32-2, Tầng 27 Tòa nhà Harmony Tower

Giám đốc điều hành: Sumi Yuichi

Trưởng phòng Nhân sự: Nakajima Shuhei

(5) Cách thức thu thập thông tin cá nhân sẽ cùng chia sẻ:

Thông tin cá nhân cùng chia sẻ sẽ được các công ty trong tập đoàn thu thập bằng văn bản. Khi chuyển giao thông tin cá nhân, sẽ thực hiện các biện pháp an toàn thích hợp.

6.Khác

Về việc tiết lộ dữ liệu cá nhân giữ lại (thông báo mục đích sử dụng, tiết lộ, chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa, ngừng sử dụng, xóa bỏ và ngừng cung cấp cho bên thứ ba) cũng như tiết lộ hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba.

Về dữ liệu thông tin (bao gồm việc gửi ra bên ngoài và quyền từ chối).

Về các biện pháp an toàn, xin vui lòng kiểm tra trên trang chủ của công ty.

https://willof-work.co.jp/corp/aboutus/compliance/#privacy